会議の成果は最初の10分で決まる[2]

会議の目的はなにか

終わりのイメージを共有

昨日に引き続き、会議スタート法についてお話をします。
Ａさん:「今回のクレームは、営業がお客の要求を確認しなかったからでしょう」
Ｂさん:「でも、営業が確認をしても、うちの工場はそれを受け止める気持ちが低いよね」
Ｃさん:「そもそもなんで、確認しなかったの？」
Ｄさん:「ところで、お客様が一番望んでいることってなんだろうね？」
・・・。

何について話しているのか分からない会議。こんな会議を防ぐためのヒントになればと思います。

【[3]目的の確認】
「何のためにこの会議を開くのか」を共有します。
「目的の確認なら、うちではやっているよ」といわれる方もいらっしゃるでしょう。
ただ、目的確認の際に、ぜひ次の３点を実践して頂ければと思います。

・進行役が目的を伝えるのではなく、参加者を指名して答えさせる
「今回の目的について、加藤さん、他の方々に伝えてあげていただけますか？」と。
開催案内を見ずに答えさせてもいいでしょう。これを繰り返すと事前に目的をしっかり把握してくるようになります。

・ホワイトボードに書く
Ａ３用紙に事前に書いておき、ホワイトボードの横か壁に貼ってもよいでしょう。とにかく会議の間中、参加者に目的が「見える」ようにしておきます。

・参加者が答えたら、議事進行役が、「今日の会議の目的は、･･･ということです。みなさん、よろしいですか？」と参加者に投げかける
ここで大事なのは、「よろしいですか？」と投げかけ、うなずいていない人がいたら、「○○さん、よろしいですか？」と名前を呼んで確認をすることです。うなずいていない人は、他人事に捉えていることが多いものです。名前を呼んで確認をさせることで、会議に巻き込んでいけるのです。

【[4]終わりのイメージの共有】
会議開催案内のところでお話をした通り、事前に主催者及び参加者間でやり取りをして決めておきます。もし事前に決められない場合は、会議スタート時に、「今日の会議は午後５時までです。５時の時点で、みなさん、どんなふうになれていたら嬉しいですか？」と進行役が参加者に問いかけ、その場で決めます。
「行動計画表ができ、みんなが笑顔で喜び合っている」のような感じで十分です。このようなよいイメージを描くことは難しいと感じる方もいるかもしれません。ただ、とにかく会議終了時に思いを馳せるクセをつけることから始めていただければいいでしょう。

会議の目的と、終了時のイメージを最初の段階で確認することで、会議の目指すところが共有されます。また、参加メンバーが何を成果として出せばよいのかも共有されます。これらの共有によって、「何を話せばいいのか」を念頭に議論することができるのです。

＜会議の目的を確認するときのポイント＞

[1] 議事進行役が、目的を読み上げるのではなく、
参加者の誰かを指名して答えさせる

[2] 会議の間中、目的を参加者に「見える」ようにしておく

[3] 参加者に答えてもらった後、議事進行役が、
「みなさん、よろしいでしょうか？」と参加者に投げかけてみる
うなずいていない人がいたら、名前を読んで確認する

誰でもできる！カンタン会議活性化術 [バックナンバー]

全４２回にわたり中部経済新聞に掲載した記事の中から一部分をご紹介しています。