会議の成果は最初の10分で決まる[1]

終わりの時間を確認

議題とプログラムを確認

皆さんの会社では、どのように会議をスタートされているでしょうか？「では、始めます」といって、すぐに本題に入ってはいませんでしょうか？
会議の成果は、スタートの10分ほどで、７～８割が決まってしまうといっても過言ではありません。本日から２回にわたり、お話しする「会議スタート法」を実践してもらえば、成果は大きく変わるでしょう。

会議スタート時にぜひ行ってほしいのは、次の４点です。

[1]終了時刻の確認
[2]議題とプログラムの確認
[3]目的の確認
[4]会議終了時のイメージの共有

それぞれ、お話をしていきましょう。

【[1]終了時刻の確認】
事前に会議の始まる時刻はまず間違いなく通達されると思います。しかし、会議の終わりの時刻はいかがでしょう。あまり通達されていないのではないでしょうか。開始時刻には意識が行きますが、終了の時刻にはあまり意識が行かないようです。

ぜひ、会議開催案内にも終了の時刻を書いておき、会議のスタート時にも再度確認するようにしてみてください。その効果は絶大です。

例えば、５時に始まった会議が８時まで続いたとします。もし、終わりの時刻が分かっていない場合、参加者は途中で、「もう７時だよ。いつまで続くんだぁ～」とだらけてしまうでしょう。しかし、同じ３時間でも、「今日は８時までです」といわれてスタートした場合は、その３時間に集中できるのです。
決められた時間内に、成果を出そうとすれば、横道にそれないようにします。開始時刻と終了時刻をホワイトボードの左上隅に書いておくとよいでしょう。ダラダラと長い会議が多いとお困りの方は、ぜひ、試してみてください。

【[2]議題とプログラムの確認】
会議の途中で、何を話し合っているのか分からなくなってしまうことはありませんか？このような事態を避けるには、スタート時点で、「どのような順番で何を話し合うのか」を確認しておくと効果的です。

議事進行役が、次のようにしっかりと確認をすればいいでしょう。
「本日の議題は、『いかに、○○製品についての不具合の再発を防ぐか』です。まず、今回の不具合についての原因について検討します。必要があれば、現場に行きましょう。次に対策案を検討し、その上でその対策案を実施するまでの計画を話し合いましょう」と。

議題とプログラムが意識できると、会議の流れがイメージしやすくなります。イメージできると、会議の途中途中で、今何を話しているのか、何を話さなければいけないのか、どこまで会議は進行しているのかが、意識できるようになります。それによって、会議に集中しやすくなるのです。

明日は、③目的の確認と④終わりのイメージについてお話します。

＜会議スタート時に行うこと＞

[1] 終了時刻の確認

[2] テーマ（議題）とプログラム（流れ）の確認

[3] 目的の確認

[4] 会議が終わったときのイメージの共有

誰でもできる！カンタン会議活性化術 [バックナンバー]

全４２回にわたり中部経済新聞に掲載した記事の中から一部分をご紹介しています。