会議における会議開催通知書（アジェンダ）の必要性と書き方のポイント

• 会議開催通知書は、会議の準備段階で主催者が作成し、参加者に配布をしておくべきです
• なぜ会議開催通知書を配布するのかといえば、会議開催通知書によって、何について、話し合うのか、どのような段階まで話をするのかなど、会議の全体像を事前に参加者に捉えておいてほしいからです。また、事前に話し合うテーマについて考えてきてもらいたいからです。
• 会議開催通知書の意義は、事前に全体像がつかめ、テーマについて考えてきてもらうことになるわけですから、それが実現できる会議開催通知書の書き方をしなければなります。

話し合うテーマは、疑問形で書く。

話し合う議題を書きます。よくある書き方は、「○○について」です。

議題は、疑問形にするとよいでしょう。例えば、「営業の情報共有化について」ではなく、「どうしたら営業の情報を共有して効率的な活動を行えるようになるか？」というように。 基本は、「どうしたら○○を○○することができるか？」です。
なぜ、疑問形で書くのかというと、人は質問を投げかけられるとそれに答えようとします。開催案内で質問を投げかけられれば、ついそのテーマについて考えてしまうのです。

会議終了時のイメージでは、「会議が終わったときに参加メンバーがこんなことを言い合っていたらいいよね」という内容を書きます。
例えば、「（会議終了時刻の）午後5時には、『今日の会議では、全員でアイデアを数多く出し合えたよね。
それと、これから誰が何をすればいいのかが、全員納得して決められたし、行動計画表も作れた。
メンバーのモチベーションも上がったよね』と笑顔で言い合っている」、というように。

コツは、“話し言葉”を使うことです。より臨場感があるイメージ化ができます。

ここで、避けるべきことは、会議の落とし所を書かないことです。「この会議が終わったときには、○○という案が採択されている」、としてしまうと、最初から決まった結論に向かうだけになってしまいます。
これでは、人が集まって、知恵を出し合い、よりよいアイデアを生み出す場にはなりません。

また、主催者が事前に案内を配布する際、参加者にこう問いかけると効果的です。
「今回の会議が終わったときには〜というようになれていたらいいと思っています。これはあくまでも私の原案ですので、皆さんのご意見も盛り込んでいきたいと思います。
皆さんは、今回の会議が終わった時点でどのようになれていたらうれしいですか？」と。
参加者に会議終了時のイメージを描かせ、会議の目的を意識させることができます。また、事前に主催者と参加者、参加者間のコミュニケーションを助けることになります。